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编辑琐谈

时间:2018-01-08 10:07:34 来源:《敦煌研究》编辑部 作者:盛朝晖 点击:

    不知不觉,笔者从事《敦煌研究》编辑工作已十五六年。期间,亦偶有心得。今就“首次联系作者”拉杂闲扯、琐谈一二,或可于读者诸君稍有助益欤?

    常言道“万事开头难”。可见,事情之起始,往往很难;但若开好了头,事情又往往会顺理成章、水到渠成。期刊的责任编辑,其工作大都从初读文稿、联系作者开始。联系作者这一环节,对稿件的编辑进程及其刊发质量都有较大影响。

    第一次联系作者,有诸多要素需要核实,也有一些信息需要作者进一步提供。至于联系方式,笔者多采用电子邮件。为叙述方便计,现将笔者常用之电子邮件格式移录如下。

       
       尊敬的某某某先生/女士:

        您好!

        大作《》即将在敝刊第X期刊发。现有一些具体事情相扰:

        ① 大作能否保证在敝刊专用?因我刊对一稿一用特别在意,故特有此问,务请明确回复;

        ② 请将大作最后一稿传给本邮箱(图片以前传过者敬免), 排版将以此次所传稿为准;

        ③ 请提供或补全作者基本情况:含出生年、性别、籍贯(省-市或县)、工作单位和部门、职称职务、研究方向、地址和邮编等内容(信息完整、准确者敬免);

        ④ 如有基金项目,请提供项目级别、名称和编号(信息完整、准确者敬免);

        ⑤ 请提供文章标题、作者单位、文章摘要和关键词的英译(信息完整、准确者敬免)。

        ⑥ 请补全联系方式(电话和电子信箱)。

        以上诸事细节,请您拨冗回复。叨扰之处,还请海涵。

            敬颂

        撰安

                                                                                                                                                                   《敦煌研究》编辑  某某某

                                                                                                                                                                            年 月 日
 

    显然,第一点是最基本的,也是后续工作的基点。相对于过去常用的电话联系而言,电子邮件较具正式和严肃性,文稿作者大都会认真作答;一稿多投者也会做相应的处理。现今期刊界,要求作者完全做到一稿一投不太现实,一稿多投似乎是常态。若不询问提醒,加上作者一时疏忽,就可能造成一稿多刊,从而给刊物、作者本人、当然还有期刊编辑者造成不必要的失误、损失和负面影响。

    第二点关于最后一稿很重要。“现代化”一方面给人们提供方面,同样也不断地制造麻烦。过去人们手写邮传,节奏较慢,也因此会慎重认真些;现在键盘电传,效率高而便捷,修改和传发也相对频繁,有时作者本人都不清楚是否给本刊传过最新修改稿。如果不索要最新稿——同时也等于在告知作者这是定稿,可能不知哪天,也许文章刚编辑完成、你正投笔而立踌躇满志之时,或已进行了几次校对,作者却突然发来一份修改稿;甚至有快要印刷了还有要求大改的个别情况。若如此,自然会影响出刊进程和刊校质量。埋怨作者、或迁怒于现代网络技术、或自怨自艾等,都于事无补。当然,强调传发最新稿于本信箱也有必要,否则,作者往往习惯性传给期刊邮箱,增加了中间环节,也因此降低工作效率、增加相关人员的工作量,当然,也会提高致误的可能性。

    关于第三、四、五点需要注意的是,作者的工作单位、职称职务、基金项目等信息变化迅速频繁,不要因为投稿时已提供就略而不问。如“基金项目”,在投稿至刊发期间,作者可能会有新申请的不同级别、不同单位、不同身份(主持者或参与者)的项目获批。

    最后一点补全联系方式。笔者曾简单地认为,有一种联系方式便可,而实际情况并非如此。有一次作者引用了一个不常见的文献,很难找寻核对,但直觉其引文有误,因而去信询问。而作者是一位老专家,大概不常看邮箱,其他联系方式也打听不到。直到刊出后,作者方回信,证实了我的直觉。所以联系方式至少要有电子信箱和电话号码两种;同时,索要电话号码,还可能避免因投稿至刊发期间电话号码变动而导致的信息不确。

    以上是就一般情况而言。如还有其他较特殊的情况,如引文极不规范、图片质量差、译稿的授权等问题,联系作者时自然应做些相应的补充和要求,此不赘述。总之,首次联系作者,应尽可能详细、完整地向作者咨询相关问题、索取有关信息、提出相关要求等,从而避免其后临时、零星、反复地询问索要,以臻于省时省力省心之佳境。

首次联系作者的成功,构建了作者与编辑之间便捷的联系通道。从此,撰编之间良性互动商讨、相关信息和资源共享、快捷传送电子清样等,于期刊的编校效率和质量,助力良多。

    一隅之浅说,幸识者哂而正焉。