编辑琐谈

时间：2018-01-08 10:07:34 来源：《敦煌研究》编辑部 作者：盛朝晖 点击：

    不知不觉，笔者从事《敦煌研究》编辑工作已十五六年。期间，亦偶有心得。今就“首次联系作者”拉杂闲扯、琐谈一二，或可于读者诸君稍有助益欤？

    常言道“万事开头难”。可见，事情之起始，往往很难；但若开好了头，事情又往往会顺理成章、水到渠成。期刊的责任编辑，其工作大都从初读文稿、联系作者开始。联系作者这一环节，对稿件的编辑进程及其刊发质量都有较大影响。

    第一次联系作者，有诸多要素需要核实，也有一些信息需要作者进一步提供。至于联系方式，笔者多采用电子邮件。为叙述方便计，现将笔者常用之电子邮件格式移录如下。

       
       尊敬的某某某先生/女士：

        您好！

        大作《》即将在敝刊第X期刊发。现有一些具体事情相扰：

        ① 大作能否保证在敝刊专用？因我刊对一稿一用特别在意，故特有此问，务请明确回复；

        ② 请将大作最后一稿传给本邮箱（图片以前传过者敬免）， 排版将以此次所传稿为准；

        ③ 请提供或补全作者基本情况：含出生年、性别、籍贯（省－市或县）、工作单位和部门、职称职务、研究方向、地址和邮编等内容（信息完整、准确者敬免）；

        ④ 如有基金项目，请提供项目级别、名称和编号（信息完整、准确者敬免）；

        ⑤ 请提供文章标题、作者单位、文章摘要和关键词的英译（信息完整、准确者敬免）。

        ⑥ 请补全联系方式（电话和电子信箱）。

        以上诸事细节，请您拨冗回复。叨扰之处，还请海涵。

            敬颂

        撰安

                                                                                                                                                                   《敦煌研究》编辑  某某某

                                                                                                                                                                            年 月 日
 

    显然，第一点是最基本的，也是后续工作的基点。相对于过去常用的电话联系而言，电子邮件较具正式和严肃性，文稿作者大都会认真作答；一稿多投者也会做相应的处理。现今期刊界，要求作者完全做到一稿一投不太现实，一稿多投似乎是常态。若不询问提醒，加上作者一时疏忽，就可能造成一稿多刊，从而给刊物、作者本人、当然还有期刊编辑者造成不必要的失误、损失和负面影响。

    第二点关于最后一稿很重要。“现代化”一方面给人们提供方面，同样也不断地制造麻烦。过去人们手写邮传，节奏较慢，也因此会慎重认真些；现在键盘电传，效率高而便捷，修改和传发也相对频繁，有时作者本人都不清楚是否给本刊传过最新修改稿。如果不索要最新稿——同时也等于在告知作者这是定稿，可能不知哪天，也许文章刚编辑完成、你正投笔而立踌躇满志之时，或已进行了几次校对，作者却突然发来一份修改稿；甚至有快要印刷了还有要求大改的个别情况。若如此，自然会影响出刊进程和刊校质量。埋怨作者、或迁怒于现代网络技术、或自怨自艾等，都于事无补。当然，强调传发最新稿于本信箱也有必要，否则，作者往往习惯性传给期刊邮箱，增加了中间环节，也因此降低工作效率、增加相关人员的工作量，当然，也会提高致误的可能性。

    关于第三、四、五点需要注意的是，作者的工作单位、职称职务、基金项目等信息变化迅速频繁，不要因为投稿时已提供就略而不问。如“基金项目”，在投稿至刊发期间，作者可能会有新申请的不同级别、不同单位、不同身份（主持者或参与者）的项目获批。

    最后一点补全联系方式。笔者曾简单地认为，有一种联系方式便可，而实际情况并非如此。有一次作者引用了一个不常见的文献，很难找寻核对，但直觉其引文有误，因而去信询问。而作者是一位老专家，大概不常看邮箱，其他联系方式也打听不到。直到刊出后，作者方回信，证实了我的直觉。所以联系方式至少要有电子信箱和电话号码两种；同时，索要电话号码，还可能避免因投稿至刊发期间电话号码变动而导致的信息不确。

    以上是就一般情况而言。如还有其他较特殊的情况，如引文极不规范、图片质量差、译稿的授权等问题，联系作者时自然应做些相应的补充和要求，此不赘述。总之，首次联系作者，应尽可能详细、完整地向作者咨询相关问题、索取有关信息、提出相关要求等，从而避免其后临时、零星、反复地询问索要，以臻于省时省力省心之佳境。

首次联系作者的成功，构建了作者与编辑之间便捷的联系通道。从此，撰编之间良性互动商讨、相关信息和资源共享、快捷传送电子清样等，于期刊的编校效率和质量，助力良多。

    一隅之浅说，幸识者哂而正焉。